Bussola

Notifiche telematiche

Sommario

Inquadramento | L'attuale quadro normativo di riferimento | La Pec | L'ambito di applicazione della Pec | Aspetti processuali | Le nuove modalità di trasmissione ed i sistemi telematici adottati |

Inquadramento

È dal 15 dicembre 2014 che le notificazioni penali a persona diversa dall'imputato si effettuano per via telematica. La data segna un momento di svolta nel processo penale: fino ad oggi, le norme di legge sul processo telematico, in ambito penale, disciplinano solo ed esclusivamente il settore delle notificazioni, un settore per altro fondamentale e delicato, che già nel codice di rito, al fine di annullare puri formalismi ed in un'ottica di efficienza del sistema delle notificazioni, aveva conosciuto l'impiego di mezzi tecnici di notifica, diversi da quelli tradizionali, idonei ad assicurare lo scopo di conoscenza degli atti processuali (in questo senso, le disposizioni di cui agli artt. 148, comma 2-bis, 149 e 150 c.p.p.).

La principale fonte normativa primaria di riferimento per le notificazioni telematiche è l'art. 16 del d.l. 18 ottobre 2012, n. 179, convertito con modificazioni dalla l. 17 novembre 2012, n. 221 (Ulteriori misure urgenti per la crescita del paese), il cui comma 4 – nel prevedere che nei procedimenti civili le comunicazioni e le notificazioni a cura della cancelleria siano effettuate esclusivamente per via telematica all'indirizzo di posta elettronica certificata risultante da pubblici elenchi o comunque accessibili alle pubbliche amministrazioni, secondo la normativa, anche regolamentare, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici - ha stabilito che allo stesso modo si procede per le notificazioni a persona diversa dall'imputato a norma degli articoli 148, comma 2-bis, 149, 150 e 151, comma 2, del codice di procedura penale, precisando che la relazione di notificazione viene redatta in forma automatica dai sistemi informatici in dotazione alla cancelleria.

La norma va letta in uno alla legge di stabilità del 2013 (l. 28 dicembre 2012, n. 228) che, all'art. 1, comma 19, lettera a), ha introdotto la lettera c-bis) dell'art. 16, comma 9 ed ha modificato l'art. 16, comma 9, lettera d), cit., così espressamente prevedendo che, a decorrere dal 15 dicembre 2014, le notificazioni a persona diversa dall'imputato a norma degli articoli 148, comma 2-bis, 149, 150 e 151, comma 2, del codice di procedura penale, vanno eseguite attraverso lo strumento della posta elettronica certificata (di seguito, Pec), nei procedimenti dinanzi ai tribunali ed alle corti di appello.

L'attuale quadro normativo di riferimento

Il quadro normativo di riferimento non ha subito variazioni rispetto al 15 dicembre 2014, se non, come si vedrà, per le recenti modifiche del codice dell'amministrazione digitale.

Oltre alle disposizioni contenute nel codice di rito nella parte che disciplina le notificazioni (e nelle relative disposizioni di attuazione), la principale disposizione normativa, in tema di notificazioni, continua ad essere l'art. 16 del d.l. 18 ottobre 2012, n. 179, convertito con modificazioni dalla l. 17 novembre 2012, n. 221 (Ulteriori misure urgenti per la crescita del paese, così come modificato dall'art. 1, comma 19, l. 28 dicembre 2012, n. 228) che, come detto, ha indicato nel 15 dicembre 2014 la data a decorrere dalla quale le notificazioni a persona diversa dall'imputato a norma degli articoli 148, comma 2-bis, 149, 150 e 151, comma 2 del codice di procedura penale, si effettuano con Pec.

La norma in questione continua ad inquadrarsi nel più generale processo di digitalizzazione della giustizia, che trova il proprio fondamento normativo nell'art. 4, commi 1 e 2, del decreto legge 29 dicembre 2009, n. 193, convertito nella legge 22 febbraio 2010, n. 24 (Interventi urgenti in materia di funzionalità del sistema giudiziario). È in particolare il secondo comma dell'art 4 cit. – tuttora non modificato e dunque vigente sin dalla sua entrata in vigore nel testo originario – a prevedere espressamente che nel processo civile e nel processo penale, tutte le comunicazioni e notificazioni per via telematica si effettuano mediante posta elettronica certificata, ai sensi del Cad, e successive modificazioni, del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, e delle regole tecniche stabilite con i decreti previsti dal comma 1 (nel caso concreto, come si vedrà, dal d.m. 21 febbraio 2011 n. 44).

Ebbene, tanto l'art. 16 cit., quanto l'art. 4 cit. prevedono come strumento di trasmissione telematica la Pec: ne deriva che le disposizioni in esame vanno necessariamente lette in uno alle norme che regolamentano l'utilizzo della Pec ed a quelle contenute nel codice dell'amministrazione digitale.

Quanto alle norme che regolamentano l'utilizzo della Pec, sono tuttora in vigore sia il d.P.R. 11 febbraio 2005, n. 68 (Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della posta elettronica certificata); sia le disposizioni contenute nel decreto adottato dal Ministro per l'innovazione e le tecnologie del 2 novembre 2005 (Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata) che, ai sensi dell'art. 17 del regolamento, definisce le regole tecniche  relative alle modalità di realizzazione e funzionamento della posta elettronica certificata  di  cui al decreto del Presidente della Repubblica 68 del 2005.

A monte, quale presupposto per rendere operativo il sistema di trasmissione telematica con Pec, l'obbligo per i professionisti, e nello specifico per gli avvocati – in quanto professionisti iscritti in albo istituito con legge dello Stato – di munirsi di Pec, imposto dall'art. 16 d.l. 29 novembre 2008, n. 185 convertito, con modificazioni, dalla legge 28 gennaio 2009, n. 2.

L'ulteriore tassello normativo di riferimento è costituito dal d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (codice dell'amministrazione digitale, di seguito Cad) e successive modificazioni, tra cui le più recenti modifiche ed integrazione contenute  dapprima nel decreto legislativo 26 agosto 2016 n. 179, e quindi nel decreto legislativo 13 dicembre 2017, n. 217 (entrato in vigore il 27 gennaio 2018), resisi necessarie per adeguare sostanzialmente il Cad al regolamenti eIDAS.

È, quest’ultima, un’altra fonte che si colloca sul piano sovranazionale: il Regolamento Ue 910/2014, eIDAS (electronic IDentification Authentication and Signature), infatti, ha a sua volta l’obiettivo di fornire una base normativa a livello comunitario per i servizi fiduciari e i mezzi di identificazione elettronica degli stati membri.

Ebbene, con il primo correttivo, realizzato con il d.lgs 179/2016 è stato per la prima volta introdotto un principio generale di notevole portata, essendosi stabilito, al comma 6 dell’art. 2 Cad, che Le disposizioni del presente Codice si applicano altresì al processo civile, penale, amministrativo, contabile e tributario, in quanto compatibili e salvo che non sia diversamente disposto dalle disposizioni in materia di processo telematico.

La norma incide significativamente sull’ambito di applicazione del Cad.

Da un lato, essa estende l’ambito di applicazione del Cad al processo penale (ma anche civile, amministrativo, contabile e tributario) e tale estensione, letta in uno all’art. 2, comma 2, Cad, che individua, tra gli altri, quali destinatari del Cad le pubbliche amministrazioni di cui all'articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, nel rispetto del riparto di competenza di cui all'articolo 117 della Costituzione, porta fondatamente a ritenere che in tale ultima categoria non vi rientri solo l’ufficio giudiziario inteso quale organo dell’amministrazione dello Stato, ma anche l’ufficio giudiziario inteso quale organo che svolge attività giudiziaria.

Dall’altro, pone due limiti all’estensione dell’ambito di applicazione del Cad, stabilendo che, laddove non vi siano disposizioni speciali e/o specifiche che disciplinano o che regolamentano il processo (per quel che qui interessa, penale) telematico, trovano applicazione, se compatibili, le disposizioni contenute nel Cad. In altri termini, il Cad non si applica al processo penale (ma anche civile, amministrativo, contabile e tributario) solo se le disposizioni sono incompatibili con le norme processuali generali e sempre che non sia diversamente disposto da specifiche disposizioni in materia di processo telematico.

Si tratta di una novità assoluta che, pur potendo prestare il fianco a qualche critica (la disposizione prevede infatti una clausola di specialità in favore di norme generalmente di rango sottordinato, quali quelle in materia di processo telematico, generalmente disciplinato con decreti ministeriali soprattutto regolamentari, oltre che da disposizioni dirigenziali), ha il grande pregio di “introdurre” le norme del codice dell'amministrazione digitale anche in ambiti, quelli appunto processuali, che sono diversi rispetto ai rapporti tra le pubbliche amministrazioni o tra l'amministrazione ed i cittadini dello stato, a settori, cioè, nei quali l'uso dell'informatica, così come disciplinato dal Cad, costituisce lo strumento privilegiato cui far ricorso.

In questo quadro si pone la disposizione normativa di cui all'art. 48 Cad (Posta elettronica certificata), inizialmente modificato dall'art. 33 del d.lgs. 30 dicembre 2010, n. 235 e quindi dal d.lgs. 2016 n. 179 e infine interessato dalla modifica ultima del Cad.

A norma della disposizione in esame, la trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna avviene mediante la posta elettronica certificata ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68 o mediante altre soluzioni tecnologiche individuate con le regole tecniche adottate ai sensi dell'articolo 71, ed essa equivale, salvo che la legge disponga diversamente (in questo senso la modifica apportata dall'art. 33 del d.lgs. 30 dicembre 2010, n. 235 e tuttora in essere, anche a seguito delle modifiche recenti, che ha sostituito l'inciso nei casi consentiti dalla legge, che restringeva notevolmente il valore legale della trasmissione telematica con Pec del documento alle sole ipotesi espressamente disciplinate per legge.), alla notificazione per mezzo della posta, nella quale tanto la data quanto l'ora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso mediante Pec sono opponibili ai terzi. Fin qui gli atti di normazione primaria cui fare riferimento.

La norma di cui all’art. 48 Cad è stata interessata dal correttivo introdotto con il d.lgs 217/2017 che, all’art. 65, comma 7, ha espressamente stabilito che L’articolo 48 del decreto legislativo n. 82 del 2005 e' abrogato a decorrere dal 1° gennaio 2019

L’abrogazione dell’art. 48 Cad, in un quadro di adeguamento al Regolamento eIDAS, risponde verosimilmente all’esigenza di prevedere un’unica modalità di trasmissione telematica, che inglobi in essa la Pec e che, in un’ottica di uniformità, possa anche superarla (la Pec, infatti, è una modalità di trasmissione elettronica che ha solo l’Italia).

Tale unica modalità di trasmissione, introdotta con il d.lgs 217/2017 cit. è il domicilio digitale, ossia un indirizzo elettronico eletto presso un servizio di posta elettronica certificata o un servizio elettronico di recapito certificato qualificato, come definito dal regolamento (Ue) 23 luglio 2014 n. 910 del Parlamento europeo e del Consiglio in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno e che abroga la direttiva 1999/93/Ce, di seguito Regolamento eIDAS,valido ai fini delle comunicazioni elettroniche aventi valore legale.

Il domicilio digitale – disciplinato dagli artt. 3-bis e 6 Cad, e interessato dagli artt. 6-bis, 6-ter e 6-quater Cad sugli Indici nazionali dei domicili digitali - costituisce una rilevante novità, da un lato, per quel che rileva nell’ambito in esame, per il fatto di essere stato reso obbligatorio per tutti i destinatari del Cad e per i professionisti tenuti ad iscriversi agli albi, che saranno tenuti a munirsi di esso (e dovranno tenerlo regolarmente) e, dall’altro, per essere (destinato a divenire) lo strumento esclusivo di comunicazione tra i detti soggetti.

Occorrerà attendere in generale l’attuazione del Cad, così come modificato (attuazione che si realizzerà con l’adozione di apposite Linee guida) e quindi, nello specifico, l’emanazione del decreto del Presidente del Consiglio dei ministri o del Ministro delegato per la semplificazione e la pubblica amministrazione che fisserà la data a decorrere dalla quale le comunicazioni dovranno avvenire esclusivamente in forma elettronica, tramite domicilio digitale, ma da quel momento le comunicazioni tramite domicilio digitale produrranno, quanto al momento della spedizione e del ricevimento, gli stessi effetti giuridici delle comunicazioni a mezzo raccomandata con ricevuta di ritorno ed equivarranno alla notificazione per mezzo della posta salvo, che la legge disponga diversamente (in questo senso il nuovo art. 6 Cad).

Interpretando sistematicamente le nuove disposizioni sul domicilio digitale, così come introdotte con il d.lgs 217/2017 e tenuto conto del principio generale fissato dall’art. 2, comma 6, Cad, sembra doversi ritenere, alla luce dell’assetto normativo attuale e di quello che andrà a delinearsi anche con la prossima abrogazione dell’art. 48 Cad, che le norme sul domicilio digitale si applicheranno al processo penale, e nello specifico alle comunicazioni nel processo penale, se compatibili e salvo che non sia diversamente disposto dalle disposizioni in materia di processo telematico.

In altri termini, salvo che all’atto dell’adozione delle Linee guida e dunque in sede di concreta attuazione del Cad e, per quel che rileva in questa sede, della parte che disciplina il domicilio digitale, non si versi in situazioni di incompatibilità (disposizione, questa, che sembra prestarsi ad inglobare i casi di incompatibilità prevalentemente fisica, meccanica, o comunque tecnica) e salvo che nelle more non vengano adottate specifiche disposizioni in tema di comunicazioni che dettino una differente disciplina (non risultando, almeno allo stato, norme di diverso contenuto in materia di processo telematico), sembra doversi ritenere che le comunicazioni tra i soggetti destinatari del Cad e i professionisti iscritti in albi dovranno avvenire, anche nel processo penale, tramite domicilio digitale.

Fin qui gli atti di normazione primaria cui fare riferimento.

Il discorso sulle notifiche telematiche non può però prescindere dagli atti di normazione secondaria adottati nelle more, comprensivi dei decreti ministeriali che individuano le regole tecniche per l'adozione nel processo civile e nel processo penale delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione, in attuazione dei principi previsti dal Cad, dal regolamento per l'utilizzo della Pec e più in generale dalla normativa in tema di digitalizzazione della giustizia.

Fondamentale è il decreto del Ministero della giustizia adottato ai sensi dell'art. 4 d.l. 29 dicembre 2009, n. 193 cit, ossia il d.m.g. 21 febbraio 2011 n. 44 (Regolamento concernente le regole tecniche per l'adozione nel processo civile e nel processo penale, delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione, in attuazione dei principi previsti dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n 82, e successive modificazioni, ai sensi dell'articolo 4, commi 1 e 2, del decreto legge 29 dicembre 2009, n. 193, convertito nella legge 22 febbraio 2010, n. 24), entrato in vigore il 18 maggio 2011 che ha disciplinato, tra l'altro, i sistemi informatici del dominio giustizia; la trasmissione di atti e di documenti informatici, distinguendo tra modalità di comunicazione e modalità di notificazione e prevedendo una disciplina apposita per le comunicazioni nella fase delle indagini preliminari; il Portale dei servizi telematici, ossia il sito dell'amministrazione sul quale vengono messi a disposizione degli utenti privati i documenti; il c.d. ReGIndE – ossia il Registro generale degli indirizzi elettronici, gestito dal Ministero della giustizia, contenente i dati identificativi e gli indirizzi di posta elettronica certificata dei soggetti abilitati esterni, avvocati, consulenti, etc

In questo contesto, e con riferimento alle notificazioni e comunicazioni telematiche in ambito (anche) penale, assumono rilievo l'art. 16 (Comunicazioni per via telematica) - che disciplina le comunicazioni per via telematica dall'ufficio giudiziario ad un soggetto abilitato esterno o all'utente privato –, l'art. 17 (Notificazioni per via telematica” – che disciplina le notificazioni per via telematica, ed in particolare sia le richieste telematiche di un'attività di notificazione da parte di un ufficio giudiziario al sistema informatico dell'Unep, sia le richieste di altri soggetti inoltrate all'Unep e sia, più in generale, la notificazione per via telematica da parte dell'Unep, che deve rispettare i requisiti richiesti per la comunicazione da un ufficio giudiziario verso i soggetti abilitati esterni di cui all'art. 16 inoltrate al sistema informatico dell'Unep- ed, infine, l'art. 19 (Disposizioni particolari per la fase delle indagini preliminari – che regolamenta le comunicazioni tra l'ufficio del pubblico ministero e gli ufficiali ed agenti di polizia giudiziaria

Di rilievo sono inoltre i provvedimenti contenenti le specifiche tecniche previste dall'art. 34 del decreto 21 febbraio 2011, n. 44 che vengono stabilite dal responsabile per i sistemi informativi automatizzati del Ministero della giustizia, sentito DigitPa e, limitatamente ai profili inerenti alla protezione dei dati personali, sentito il Garante per la protezione dei dati personali e che vengono poi rese disponibili mediante pubblicazione nell'area pubblica dei dati personali: il riferimento è al provvedimento del 16 aprile 2014 emesso dalla D.G.S.I.A, (che sostituiva il provvedimento del 18 luglio 2011 della DGSIA), di recente modificato dal decreto 28 dicembre 2015 che ha adottato nuove specifiche tecniche. Significativi, per la parte che occupa, gli artt. 17, 18, 19 – relative rispettivamente alle comunicazioni e notificazioni per via telematica, contenenti dati sensibili e alle notificazioni per via telematica a cura degli uffici Nep – e quindi, con riferimento alle specifiche tecniche inerenti le disposizioni particolari per la fase delle indagini preliminari, l'art. 20.

Tali provvedimenti vanno comunque letti in uno alla circolare ministeriale 11 dicembre 2014 a firma congiunta del direttore generale della giustizia penale e del direttore generale per i sistemi informativi automatizzati che, a ridosso del 15 dicembre 2014, ha avuto ad oggetto proprio l'Avvio del Sistema di Notificazioni e Comunicazioni telematiche penali (SNT) e che ha fornito una serie di indicazioni specifiche non solo sulla normativa di riferimento, ma anche sulle caratteristiche e connotazioni del sistema informatico ministeriale adottato per le notificazioni telematiche nel processo penale, ossia SNT. È del 14 giugno 2015 l'ulteriore circolare adottata solo dalla D.G.S.I.A. in cui sono state comunicate agli uffici di sorveglianza (tribunale e magistrato di sorveglianza) ed ai tribunali per i minorenni, nonché alle procure presso i tribunali per i minorenni, le modalità per richiedere il decreto ministeriale non regolamentare autorizzativo per notificazioni telematiche.

Il cerchio si chiude, allo stato, con la delibera del 14 ottobre 2015 adottata dal Consiglio superiore della magistratura sulla verifica dello stato di informatizzazione del processo penale, che alle notifiche telematiche dedica un'apposita ed ampia sezione, nella quale si è evidenziato «[…] quanto, alle notifiche telematiche, la sussistenza di plurimi problemi d'interpretazione delle norme, criticità ricollegabili alla “immaturità tecnica” dell'applicativo ministeriale destinato alle notifiche telematiche e, specificatamente, all'assenza di qualsiasi collegamento con i registri informatici, una significativa carenza di formazione e di mezzi (soprattutto con riferimento al limitato numero di soggetti abilitati a firmare digitalmente)». 

La Pec

La data del 15 dicembre 2014 diventa dunque lo spartiacque, tra la fase in cui le notificazioni si effettuavano con i mezzi ordinari (o al massimo attraverso mezzi tecnici idonei) e quella in cui esse, sia pur entro i limiti fissati dal legislatore, si effettuano per via telematica.

La Pec, da mezzo tecnico idoneo - con il quale vengono fornite al mittente le ricevute di accettazione e di avvenuta consegna, che attestano, rispettivamente, la trasmissione e la consegna del documento informatico e che hanno entrambe valore legale – diventa, per le sue caratteristiche di certezza, celerità e sicurezza, lo strumento scelto dal legislatore, attraverso il quale vanno effettuate (anche) nel procedimento penale le notificazioni, definite, appunto, telematiche.

Ciò non significa che è consentito formare un atto nativo digitale (che nasce cioè in forma informatica), e procedere alla sua notificazione a mezzo Pec: l'atto da notificare continua, infatti, ad essere un atto cartaceo che va sottoscritto a norma dell'art. 110, comma 2, c.p.p.; si è però scelto di impiegare, per la notifica, uno strumento tecnico idoneo, la Pec, che dà valore legale all'invio ed alla consegna e, ad un tempo, assicura la conoscenza dell'atto.

La Pec è regolamentata dal d.P.R. 68/2005 cit. nonché dal decreto adottato dal Ministro per l'innovazione e le tecnologie del 2 novembre 2005 che, ai sensi dell'art. 17 del regolamento, ha definito le regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della Pec.

È l'art. 1, comma 2, lett.g) del d.P.R. 68/2005 cit. che fornisce la definizione di Pec, intendendosi per essa «ogni sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente documentazione elettronica attestante l'invio e la consegna di documenti informatici» e tale definizione non si discosta da quella contenuta all'art. 48 d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (Cad) e successive modificazioni, secondo cui la trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna avviene mediante la posta elettronica certificata ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68 o mediante altre soluzioni tecnologiche individuate con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri ed essa equivale, nei casi consentiti dalla legge (rectius: salvo che la legge disponga diversamente), alla notificazione per mezzo della posta, nella quale tanto la data quanto l'ora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso mediante Pec sono opponibili ai terzi.

Con la Pec è pertanto possibile la trasmissione e ricezione da parte di un utente (persona fisica, persona giuridica, pubblica amministrazione e qualsiasi ente, associazione o organismo, nonché eventuali unità organizzative interne ove presenti, che sia mittente o destinatario di Pec) di un messaggio, ossia di un documento prodotto mediante strumenti informatici composto dal testo del messaggio, dai dati di certificazione e dagli eventuali documenti informatici allegati

Ai sensi dell'art. 4 d.P.R. 68/2005 cit. la Pec consente l'invio di messaggi la cui trasmissione è valida agli effetti della legge ed è attestata da ricevute rilasciate dai gestori del servizio – ossia dal «soggetto, pubblico o privato, che eroga il servizio di posta elettronica certificata e che gestisce domini di posta elettronica certificata» – e sottoscritte dai medesimi mediante una firma elettronica, generata automaticamente dal sistema e basata su chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente di rendere manifesta la provenienza, assicurare l'integrità e l'autenticità delle ricevute stesse. Sotto questo profilo, pur facendo il legislatore riferimento genericamente alla firma elettronica, non può non evidenziarsi come la sua definizione collimi con quella della firma digitale contenuta nel Cad, a norma del quale la firma digitale è “un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici”.

Una volta che il messaggio, con le modalità fissate all'art. 5 del d.P.R. 68/2005 cit. viene trasmesso dal mittente – ossia dall'utente che si avvale del servizio di posta elettronica certificata per la trasmissione di documenti prodotti mediante strumenti informatici - esso viene ricevuto dal destinatario – intendendosi per esso l'utente che si avvale del servizio di posta elettronica certificata per la ricezione di documenti prodotti mediante strumenti informatici.

A norma dell'art. 6 del d.P.R. 68/2005 cit. due sono le tipologie di ricevute fornite al mittente ed esse danno contezza rispettivamente della spedizione e della ricezione della Pec: la spedizione è attestata dalla ricevuta di accettazione (nella quale sono contenuti i dati di certificazione che costituiscono prova dell'avvenuta spedizione di un messaggio di Pec); la ricezione, dalla ricevuta di avvenuta consegna (con essa viene fornita al mittente prova che il suo messaggio di Pec è effettivamente pervenuto all'indirizzo elettronico dichiarato dal destinatario e viene certificato il momento della consegna tramite un testo, leggibile dal mittente, contenente i dati di certificazione); per converso, qualora il messaggio di posta elettronica certificata non risulta consegnabile, la mancata consegna viene comunicata dal gestore al mittente, entro le ventiquattro ore successive all'invio, tramite un avviso.

La ricezione prescinde dunque dalla lettura del messaggio, in quanto la ricevuta di avvenuta consegna, per espressa disposizione normativa, viene rilasciata contestualmente alla consegna del messaggio di Pec nella casella messa a disposizione del destinatario dal gestore, indipendentemente dall'avvenuta lettura da parte del soggetto destinatario.

L'ambito di applicazione della Pec

Quanto all'ambito di applicazione della Pec, una premessa è d'obbligo.

La notifica a mezzo Pec non ha sostituito le altre modalità di notificazione previste dal codice di rito: la normativa non ha infatti inciso sulla disposizione di cui all'art. 148 c.p.p. che pertanto resta la regola generale, per cui, a tutt'oggi, le notificazioni degli atti, salvo che la legge disponga diversamente, vanno eseguite dall'ufficiale giudiziario (e se si tratta di atti del pubblico ministero nel corso delle indagini anche dalla polizia giudiziaria ai sensi dell'art. 151 c.p.p.) o da chi ne esercita le funzioni e, qualora il procedimento sia a carico di detenuti o davanti al tribunale del riesame e se ne ravvisi l'urgenza, dalla Polizia penitenziaria del luogo in cui i destinatari sono detenuti; parimenti, nessuna altra ed ulteriore disposizione normativa contenuta nel titolo V relativo alle Notificazioni è stata in qualche modo modificata, per cui continuano ad essere praticabili tutti i vari tipi di notificazione ivi contemplati (da quella tramite servizio postale, a quella per pubblici annunci alle persone offese, a quelle effettuate con lettura in udienza).

In questo quadro, la notifica a mezzo Pec è stata introdotta, come si evidenziava, «per le notificazioni a persona diversa dall'imputato a norma degli articoli 148, comma 2-bis, 149, 150 e 151, comma 2, del codice di procedura penale».

È questo, dunque, l'ambito applicativo delle notificazioni telematiche e tale resterà, quanto meno fino all’attuazione delle nuove disposizioni del Cad, allorchè diverrà operativo il domicilio digitale e si verificherà se esso andrà, in concreto, a sostituire le PEC (che, si ricordi, è uno strumento di trasmissione telematica esistente solo in Italia).

 

In altri termini, la notifica telematica ha preso il posto delle forme di notificazioni espressamente richiamate e non anche di tutte le altre: la Pec è oggi considerata dal legislatore – e dalla Suprema Corte – un mezzo tecnico idoneo cui si ricorre:

  • ai sensi dell'art. 148, comma 2-bis, c.p.p., per le notificazioni e gli avvisi ai difensori (sicuramente);
  • per le notificazioni nei confronti di persone diverse dall'imputato (e dai difensori) che, nei casi di urgenza e su decreto del giudice, vanno avvisate o convocate a mezzo telefono, seguito da telegramma (art. 149 c.p.p);
  • per quelle forme particolari di notificazione con mezzi tecnici idonei, disposte su decreto del giudice, quando lo consiglino circostanze particolari (art. 150 c.p.p., ed in questo senso, sulle differenze tra la notifica ex art. 150 c.p.p. e quella telematica alle persone diverse dall'imputato, cfr. Cass. pen., Sez. IV,  22 dicembre 2016, n. 3336);
  • per la consegna dell'atto all'interessato da parte della segreteria del P.M. (art. 151, comma 2, c.p.p.).

Aspetti processuali

All'indomani dell'ingresso del telematico nel processo penale – ossia dopo il 15 dicembre 2014 – sono emerse alcune problematiche, che in parte incidono sull'organizzazione degli uffici giudiziari, ed in altra parte riguardano l'interpretazione da dare alle nuove disposizioni normative.

Una delle più evidenti questioni giuridiche, venuta fuori all'indomani della riforma, ha riguardato i commi 9 e 10 dell'art. 16 d.l. cit., caratterizzati da un evidente, mancato raccordo

Il problema riguardava tutti gli uffici giudiziari italiani, perché con la sola eccezione degli uffici giudiziari di Torino (Tribunale e Procura della Repubblica), per nessun altro ufficio era stato emesso, e né è stato fino ad oggi emesso, alcun decreto ministeriale attuativo avente natura regolamentare previsto dall'art. 16, comma 10, del d.l. cit.

Ad oggi l'interpretazione maggioritaria, che tra l'altro ha trovato l'avallo anche della Suprema Corte (Cass. pen., Sez. II, 16/09/2015, n. 50316, Gullotta; Cass. pen.,Sez. VI, 13 ottobre 2016 n. 51348; Cass. pen., Sez. VI, 31 marzo 2016, n.16622 e di recente Cass. pen., Sez II, 11 gennaio 2017, n. 620), sembra essere quella adottata “in fatto” da tutti gli uffici giudiziari, che si orientarono ritenendo non necessaria l'emanazione dei decreti ministeriali, in linea con l'interpretazione data dalle due direzioni generali ministeriali nella circolare dell'11 dicembre 2014 cit.

Permane, e sul punto non sembra siano intervenute pronunce della Suprema Corte, la questione relativa all'obbligatorietà delle notifiche in via telematica nelle procure della Repubblica e nelle procure generali presso le corti d'appello: in concreto tutte le procure della Repubblica, compreso le procure generali, sin dal primo momento hanno effettuato le notifiche penale per via telematica, adottando un'interpretazione sistematica del complesso normativo di riferimento che porta a ritenere tale regime applicabile anche agli uffici requirenti.

Quanto invece agli uffici del giudice di pace, alla Corte di cassazione, ai tribunali di sorveglianza ed ai tribunali per i minorenni, può considerarsi un dato interpretativo pacifico la loro esclusione dal regime delle notificazioni penali telematiche obbligatorie, almeno fino a quando non verranno adottati per essi i decreti ministeriali di natura non regolamentare (e da un rilevamento effettuato nel mese di gennaio 2018 risulta che non sono stati adottati decreti per i giudici di pace, mentre sono stati emessi decreti ministeriali per 23 procure della Repubblica presso il tribunale per i minorenni; per 22 tribunali per i minorenni; per 23 tribunali di sorveglianza; per 44 uffici di sorveglianza).

Essendo oramai trascorsi quasi tre anni dalla data in cui le notifiche penali si effettuano per via telematica ai sensi della normativa in esame, si delineano già i primi orientamenti della Suprema Corte sulla validità e sull'ambito di applicazione della Pec.

Con riferimento l'ambito soggettivo del sistema di trasmissione telematica e quindi in relazione ai soggetti destinatari delle notifiche telematiche, va evidenziato che il legislatore parla a tal proposito di «persona diversa dall'imputato a norma degli articoli 148, comma 2-bis, 149, 150 e 151, comma 2, del codice di procedura penale» e l'interpretazione delle norme di riferimento porta a ritenere che i destinatari delle notifiche telematiche siano principalmente i difensori (sia in proprio, sia quali domiciliatari dell'imputato ed anche quando la notifica viene a questi eseguita, nell'interesse dell'imputato, mediante consegna ai sensi dell'art. 161, comma 4, c.p.p o ai sensi dell'art. 157, comma 8-bis, c.p.p) e che ciò che in definitiva resta escluso, perché espressamente non consentito dal legislatore, è la notifica effettuata direttamente all'imputato, persona fisica (Cass. pen.,Sez. IV  22 dicembre 2016 n. 3336; Cass. pen.,Sez. IV  19 settembre 2016, n. 40907; Cass. pen.,Sez. IV,  31 marzo 2016, n. 16622). Di qui, una graduale apertura della Suprema Corte che, in una recente decisione (Cass.pen., Sez I, 11 gennaio 2017, n. 6320) ha affermato che l'art. 16 d.l. 179/2012 pone come unico divieto quello dell'inutilizzabilità della notifica a mezzo Pec a cura della cancelleria, qualora il destinatario sia l'imputato (persona fisica); di contro, destinatari della notifica a mezzo Pec possono essere i difensori, le persone offese, le parti civili, i responsabili civili, i civilmente obbligati per la pena Pecuniaria, ecc.: in sintesi, tutti coloro che prendono parte ad un processo penale e che non assumono la qualità di imputato.

Non sembra invece allo stato possibile, in ragionedel mancato richiamo all'art. 152 c.p.p. che regola le notifiche richieste dalle parti private, ed in linea con l'orientamento della Suprema Corte (sentenza Sez. II, n. 12878/2016 e più di recente sentenza n. 31336/2017 e n. 31314/2017), che il difensore, o comunque una parte privata, possa effettuare comunicazioni e notificazioni a mezzo Pec o trasmettere, sempre a mezzo Pec, alla A.G. ricorsi, copia di atti, richieste o comunicazioni.

Diversamente si registra una prima, timida, apertura, sulla possibilità per le parti private di procedere alle notifiche telematiche tra loro (in questo senso Cassazione penale Sez. II  11 gennaio 2017 n. 6320 e Cassazione penale, Sez. III  26 ottobre 2016 n. 6883).

Con riferimento all'ambito oggettivo del sistema di trasmissione telematica, la principale e più sentita questione riguarda la possibilità di estendere il sistema di trasmissione telematica anche alle comunicazioni o agli avvisi tra uffici giudiziari e dunque non solo alle notificazioni. Invero il problema richiede a monte di individuare con precisione cosa si intenda per notificazioni, cosa per comunicazione e cosa per avvisi e quali siano le differenze tra gli stessi, tenuto conto che nel codice di rito – al di là dell'art. 64 disp. att. c.p.p. che fornisce un'indicazione sulle comunicazioni e nonostante un titolo espressamente dedicato alle notificazioni – una loro definizione non c'è.

A fronte di un'interpretazione letterale dell'art. 16 del d.l. 18 ottobre 2012, n. 179 che esclude espressamente le comunicazioni, contemplando solo le notificazioni, si assiste ad un sempre maggiore ricorso, da parte degli uffici giudiziari, alla trasmissione delle comunicazioni tra loro con modalità telematiche e ci si interroga sul fondamento normativo di tale prassi, che alcuni rinvengono nell'art. 64 disp. att. c.p.p., altri nell'art. 4, comma 2, d.l. 193 del 2009 (a norma del quale «Nel processo civile e nel processo penale, tutte le comunicazioni e notificazioni per via telematica si effettuano, mediante posta elettronica certificata, ai sensi del decreto legislativo 7 marzo 2005, n.  82, e successive modificazioni, del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, e delle regole tecniche stabilite con i decreti previsti dal comma 1») e quindi nel d.m. 44 del 2011 che fissa le regole tecniche, anche se sembra preferibile il richiamo al combinato disposto degli artt. 48, comma 2, Cad (e quando e se verrà applicato, al domicilio digitale, ex artt. 3-bis e 6 Cad, tenuto anche conto dell'abrogazione prossima dell'art. 48, comma 2, Cad) e 64 disp. att c.p.p., letti alla luce dell'art. 2, comma 6, Cad.

Le nuove modalità di trasmissione ed i sistemi telematici adottati

Sulla Pec è dunque caduta la scelta del legislatore per effettuare le comunicazioni e notificazioni in via telematica nel processo civile e nel processo penale e per la data del 15 dicembre 2014 era necessario usufruire di un sistema, collaudato, che consentisse non solo l'invio delle notifiche tramite Pec, ma che fosse anche in grado di gestirle, monitorarle ed archiviarle: l'applicativo fornito dal ministero, per l'avvio delle notifiche telematiche, è stato il Sistema Notifiche Telematiche (SNT), già utilizzato negli uffici pilota del tribunale e della Procura di Torino, mediante una sperimentazione che ha avuto inizio a novembre 2011 e che, a seguito del d.m. Giustizia del 12 settembre 2012 avente natura non regolamentare, dava valore legale, dopo la sua pubblicazione, alle notificazioni effettuate (sempre in quei due uffici ed a decorrere dal 1° ottobre 2012) tramite Pec ed eseguite, nel caso specifico, attraverso l'applicativo ministeriale SNT.

L'applicativo presenta, rispetto alla posta elettronica certificata ordinaria, degli indubbi vantaggi (garantisce l'archivio – per alcuni anni –, la gestione e il controllo dei flussi), anche se, come si vedrà, sconta dei limiti che lo rendono non pienamente efficace.

Il sistema SNT è web-based ed è in grado di gestire, monitorare, controllare, registrare ed archiviare il flusso di informazioni e documenti da notificare (e già notificati) e da comunicare (o già comunicati) e se a norma dell'art. 16 del d.l. 18.10.2012, n. 179 cit. è obbligatoriamente previsto che la relazione di notificazione venga redatta in forma automatica dai sistemi informatici in dotazione alla cancelleria, la circostanza che il fascicolo processuale non venga creato ab origine in digitale, rende necessaria la stampa della relazione di notificazione, che assume la forma di un “artefatto”.

Quanto alle modalità della notifica, cui vi procede solo il personale di cancelleria e segreteria, previamente abilitato ad accedere al sistema, qualora il documento da inviare contenga dati sensibili o le sue dimensioni siano tali da non poter essere inviato - previa sua scansione -  via Pec (e ciò viene segnalato dal sistema), esso non verrà trasmesso in allegato (e dunque non dovrà essere previamente scansionato in PDF) in quanto il messaggio conterrà il link per consultare (e scaricare) il documento accedendo al Portale dei Servizi Telematici del sito del Ministero della giustizia.

Gli atti vengono trasmessi tramite la Pec di sistema agli indirizzi inseriti in ReGIndE (Registro generale indirizzi elettronici gestito dal Ministero della Giustizia ai sensi del DM 44/2011 e successive modifiche) e dopo pochi minuti il sistema genera una sorta di ricevuta, che è appunto il c.d. artefatto, da cui possono ricavarsi i dati utili per la verifica della correttezza della notifica e che, come visto in precedenza, va stampato ed inserito nel fascicolo penale, quale prova di effettuata notifica (in linea con il dettato normativo dell'art. 16 del d.l. 18 ottobre 2012, n. 179 cit. nella parte in cui prevede che la relazione di notificazione - il cd “artefatto” - è redatta in forma automatica dai sistemi informatici in dotazione alla cancelleria).

La più rilevante novità della normativa è data dal deposito in cancelleria.

L'art. 16 co. 6 del d.l. 18.10.2012, n. 179 cit. prevede il deposito in cancelleria nei casi in cui la trasmissione via Pec non vada a buon fine per causa imputabile al destinatario. In questo caso il sistema invia un avviso al Portale dei Servizi Telematici, ed in tal modo il difensore destinatario, accedendovi, viene informato dell'avvenuto deposito.

Le ipotesi – in linea con le numerose pronunce di legittimità che fanno carico al difensore di osservare la necessaria diligenza per consentire la notificazione degli avvisi – sono state riassunte dalla D.G.S.I.A. nelle seguenti:

1)  indisponibilità del sistema di posta del destinatario (non viene restituita la notifica)

2)  utente sconosciuto (indirizzo Pec non esistente al REGINDE o mal comunicata)

3)  casella del destinatario piena (mail box full)

4)  mancanza di indirizzo Pec o Pec non attiva

5)  la Pec è quella di posta italiana (.GOV.IT) che non consente di verificare se la notifica è andata a buon fine

La notifica depositata in cancelleria è a disposizione dell'avvocato, il quale, però, per estrarne copia, dovrà pagare, per legge, il decuplo dei diritti normalmente dovuti.

L'art. 16, comma 8, d.l. cit. stabilisce che quando la notificazione non si è potuta effettuare telematicamente per causa non imputabile al destinatario, “si applicano gli articoli 148 e seguente del codice di procedura penale” (è questa, a titolo esemplificativo, l'ipotesi del server di posta momentaneamente non disponibile o la situazione connessa a problemi di rete) ed a tale situazione gli uffici giudiziari hanno di fatto assimilato quella in cui la notifica non va a buon fine, per cause non immediatamente verificabili.

Oggi, a quasi tre anni dall'avvio in forma capillare e massiva delle notificazioni telematiche, si può affermare che il sistema di trasmissione SNT presenta vantaggi e criticità

I risvolti positivi sono vari (le notifiche sono immediate; si evita il passaggio per l'Unep, con “recupero” degli ufficiali giudiziari per altre attività) e su alcune problematiche riscontrate in prima applicazione (la lentezza del sistema; la difficoltà di “caricare” file troppo pesanti) sono stati effettuati interventi significativi, che ne hanno consentito il superamento; per altre (il problema delle omonimie tra gli avvocati; o i casi di avvocati che risultano inesistenti) ancora non sono state trovate soluzioni che le abbiano neutralizzate.

Tuttavia persiste laprima e forse più rilevante criticità, data dal fatto che il sistema non è un gestore documentale, ma solo uno strumento per la trasmissione in forma telematica delle notificazioni e soprattutto che esso non è integrato in SICP (Sistema Informativo della Cognizione Penale, ossia il Registro informatico adottato in tutti gli uffici giudiziari), per cui non solo non estrae i dati contenuti nel registro informatico, ma non li comunica neanche al registro informatico medesimo, che per converso contiene e deve contenere tutti i dati relativi al procedimento penale.

Altro inconveniente è dato poi dalla circostanza che tale applicativo, accessibile unicamente dal personale amministrativo abilitato ad effettuare le notifiche e non consultabile dai magistrati, neanche in modalità c.d. lettura, se da un lato impedisce il superamento della carta, dall'altro può dare luogo ad un prolungamento dei tempi nella trattazione delle procedure, dovendo il magistrato cui venga sollevata un'eccezione sulle notifiche o visionare la notifica al sistema, facendovi accedere il proprio cancelliere di udienza, o, inevitabilmente, rinviare l'udienza per acquisire nelle more la prova documentale della trasmissione, con inevitabile dilazione dei tempi nella trattazione della procedura.

Proprio per le serie criticità che S.N.T. presenta tutt'ora, molti uffici giudiziari hanno iniziato ad affiancare alle notifiche a mezzo SNT l'invio delle notifiche attraverso la Pec presente nel modulo Tiap (Trattamento informatico atti processuali), che è uno strumento software già in uso in molti uffici e che la D.G.S.I.A., nell'ambito delle strategie che sta adottando per l'informatizzazione degli uffici giudiziari ed al fine di uniformare la gestione elettronica dei fascicoli in ambito penale, sta diffondendo su tutto il territorio nazionale, in linea con la nota del 26 gennaio 2016 diffusa a tutti gli uffici giudiziari.

Il sistema Tiap è un gestore documentale attraverso il quale il magistrato, nonché i collaboratori di questi, accede al sistema informativo per la consultazione dei fascicoli processuali e dei relativi documenti; esso da quasi due anni è stato collegato al ReGIndE (il sistema Tiap consente ora l'invio della notifica mediante la Pec ai destinatari iscritti al registro informatico) ed ha il grande vantaggio di conservare le notifiche effettuate con TIAP nel fascicolo informatico e di rendere visibile la Pec ed i suoi allegati semplicemente accedendo al sistema.

La Pec – Tiap al momento si affianca alla Pec – SNT, senza sostituirla del tutto: Tiap infatti non gestisce il procedimento di esecuzione e molti fascicoli non sono ancora inseriti nel sistema con la conseguenza che per essi è necessario continuare ad effettuare le notifiche con la Pec SNT.

Generalizzando il discorso agli uffici giudiziari, sarà necessario continuare ad utilizzare – almeno allo stato – la Pec SNT in tutte quelle procedure non gestite in Tiap e dunque, oltre al procedimento di esecuzione, nelle procedure innanzi al tribunale ed al magistrato di sorveglianza, ai giudici di pace, ai tribunali per i minorenni ed alle relative procure, ed anche in quelle innanzi alle corti d'appello e alla procura generale, le quali ultime erano abilitate solo a visionare gli atti e non anche ad inserirli.

Se questi sono gli indubbi vantaggi del Tiap, resta però il problema di fondo della completa e totale integrazione con i registri penali e nello specifico con SICP. Questo spiega perché per alcuni uffici – primo fra tutti per la Corte di cassazione che, avendo un proprio registro (il Sic – Sistema Informativo della Cassazione) ha preferito soprassedere sia su SNT, per i noti problemi, ma anche su TIAP, ed utilizza un Gestore locale integrato con il SIC, attraverso il quale, a seguito del decreto Ministero di Giustizia del 14 settembre 2017 che ne ha verificato la funzionalità, anche le cancellerie penali della Corte di cassazione dal 14 ottobre 2017 procedono alle notifiche degli atti diretti ai difensori con modalità telematiche – la DGSIA sta valutando la possibilità di utilizzare gestori locali della PEC che interagiscano con i registri.

Al momento in cui si scrive è stato individuato un Gestore locale integrato con il SICP (nello specifico il Glap- Gestore Locale Area Penale) nonché un Gestore locale integrato nel sistema misure di prevenzione SIT-MP (GL-MP) e occorrerà inevitabilmente attendere quel momento per verificare se con esso si riusciranno a fronteggiare e neutralizzare quei problemi e quelle criticità appena evidenziati.

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